ZooKeepでは、各求人で候補者への通知メールを自動入力・送信するために、メールテンプレートを設定できます。
この設定は、新規求人作成画面または既存求人の編集画面内「メールテンプレート」から実施できます。
テンプレートの種類
ここで設定できるテンプレートは、「メール」と「（自動）通知」の２種類です。
求人作成/編集画面では、主に以下の3つのフェーズでメールテンプレートを割り当てることができます。
ここでは「割り当て済み」「スクリーニング面接」「レジュメの確認」のステップに関するテンプレートを設定できます。
① 割り当て済み
- 「応募確認 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートは候補者が直接応募をした際に自動で候補者へ送信されます。 - 「興味通知 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートは「割り当て済み」の「開始」ボタンを押した際に候補者へ送信することが出来ます。
このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール以外で確認」ボタンを利用して送信をスキップできます。
② スクリーニング面接
ここで設定するテンプレートは「スクリーニング面接を日程調整する」ボタンを押した際に使用されます。
- 「スクリーニング面接招待 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートはスケジューリングの種類で「候補者にスクリーニング面談の候補日時を送信」を選択した際に使用されます。
※ この場合、候補者に面談の候補日時を送信するため、メール送付は必須です。
つまり「メール以外で確認」ボタンは利用できません。
- 「スクリーニング面接予定確定 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートはスケジューリングの種類で「スクリーニング面談の詳細を確定」を選択した際に使用されます。
このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール以外で確認」ボタンを利用して送信をスキップできます。
- 「スクリーナーへの通知 → スクリーナー」
こちらに設定されたテンプレートは「スクリーニング面接予定確定 → 候補者」と同様にスケジューリングの種類で「スクリーニング面談の詳細を確定」を選択した際に使用されます。
＜カスタム機能がオンの場合＞このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール通知（面接官宛）」をオフにして送信をスキップできます。
※ カスタム機能がオンの場合は上図のように、面接官宛の通知をオン/オフ切り替えることが可能です。
③ レジュメの確認
「書類選考 → 書類選考官」で設定するテンプレートは、「書類選考依頼を送信」→書類選考官を選択して「送信」ボタンを押した際に自動で使用されます。
２. 面接フェーズ
面接フェーズのテンプレート設定は、面接ごとに行う必要があります（例：一次面接、二次面接、最終面接など）
そのため、面接が複数ある場合はそれぞれの面接でテンプレート設定を行なってください。
そのため、面接が複数ある場合はそれぞれの面接でテンプレート設定を行なってください。
なお、ここで設定したテンプレートは、該当面接で「面接を日程調整する」をクリックした後に使用されます。
- 「面接招待 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートはスケジューリングの種類で「候補日を提案（システムから候補日を送信する）」を選択した際に使用されます。
※ この場合、候補者に面接の候補日時を送信するため、メール送付は必須です。
つまり「メール以外で確認」ボタンは利用できません。
- 「面接予定確定 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートはスケジューリングの種類で「面接日程を登録」を選択した際に使用されます。
このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール以外で確認」ボタンを利用して送信をスキップできます。
- 「面接官への通知 → 面接官」
こちらに設定されたテンプレートは「面接予定確定 → 候補者」と同様にスケジューリングの種類で「面接日程を登録」を選択した際に使用されます。
＜カスタム機能がオンの場合＞このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール通知（面接官宛）」をオフにして送信をスキップできます。
※ カスタム機能がオンの場合は上図のように、面接官宛の通知をオン/オフ切り替えることが可能です。
- 「面接キャンセル通知 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートは、面接日程が確定済みの面接をキャンセルした際に使用されます。
このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール送信せずにキャンセル」ボタンを利用して送信をスキップできます。
３. 最終フェーズ
ここでは「採用可否」のステップに関するテンプレートを扱います。
- 「オファーレター送信 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートはオファー準備で「オファー作成」→「オファー送信」をクリックした際に使用されます。
このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール以外で確認」ボタンを利用して送信をスキップできます。
↓
- 「不採用通知 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートは該当候補者の「選考終了」をクリックした際に使用されます。
このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール以外で確認」ボタンを利用して送信をスキップできます。
- 「採用決定 → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートは採用可否で「通過」をクリックした際に使用されます。
このテンプレートは送信するか否かを適宜、選択することが可能です。
もしメール送信が不要な場合は「メール以外で確認」ボタンを利用して送信をスキップできます。
４. 通知
通知に関するテンプレートは、システムから自動的に送信されるメールです。
- 「面接リマインダー → 候補者」
こちらに設定されたテンプレートは、面接当日の朝に候補者へ自動的に送信されます。 - 「評価リマインダー → 面接官」
こちらに設定されたテンプレートは、面接後に任意のタイミング（即時、１時間後、２時間後、翌朝から選択可能）で候補者へ自動的に送信されます。
送信タイミングは設定画面にアクセスし「メールテンプレート」＞「デフォルトのテンプレート」内「評価リマインダー（タイミング）」から設定可能です。
